Um gráfico pode ser definido como uma alternativa diferenciada para se representar informações visualmente, tornando muito mais fácil e rápida a compreensão dos dados envolvidos.

A utilização de gráficos pode ser aplicada para a tomada de decisões em inúmeras áreas de atividades, possibilitando evidenciar a previsão, relação, comparação, entre outras variáveis existentes para a análise de valores. Na maioria das vezes, os gráficos do Excel são gerados a partir de dados dispostos em tabelas, que por sua vez estão inseridas dentro de planilhas eletrônicas.

O interessante de se gerar gráficos a partir de planilhas eletrônicas é que ao se alterar os valores contidos na planilha, o gráfico correspondente a estes dados é automaticamente atualizado.

O Microsoft Excel possui um assistente para facilitar a geração de gráficos, onde o mesmo divide este processo em quatro etapas subseqüentes, apresentando a cada etapa apenas as opções diretamente relacionadas e necessárias para a conclusão do gráfico.

Para criar um gráfico com duas variáveis, primeiramente selecione os valores que serão relacionados pelo mesmo, que podem estar dispostos em (duas linhas) ou em (duas colunas) e em seguida, observe os passos necessários para abrir o assistente de gráficos:

• Pressione o Alt da esquerda para acessar a barra de menus.
• Desloque com a seta para a direita até o menu Inserir.
• Por último, desça com a seta até o item Gráfico e tecle Enter.

Com a janela do assistente de gráfico aberta, vamos realizar as ações sugeridas para cada etapa.

1. etapa 1 de 4 - tipo de gráfico:

Existem vários tipos e subtipos de gráficos que deverão ser aplicados conforme a necessidade e/ou formato das informações ao qual se deseja representar graficamente.

Observe alguns tipos de gráficos disponíveis no Microsoft Excel:

• Colunas,
• Barras,
• Linha,
• Pizza etc..

O tipo Pizza de gráfico, apresenta os seguintes subtipos:

• Pizza - Exibe a contribuição de cada valor para um total.
• Pizza com efeito visual 3D.
• Pizza de pizza - Pizza com valores definidos pelo usuário extraídos e combinados em uma segunda pizza.
• Pizza destacada - Exibe a contribuição de cada valor para um total enquanto enfatiza valores individuais.
• Pizza destacada com efeito visual 3D. " Barra de pizza - Pizza com valores definidos pelo usuário extraídos e combinados em uma barra empilhada.

Para fins didáticos, vamos selecionar o tipo de gráfico Pizza e o subtipo Pizza destacada com efeito visual 3D como base para a realização dos nossos estudos, pelo fato deste ser um tipo de gráfico bastante explorado na representação de valores.

Após selecionar o tipo e subtipo indicados acima, pressione o botão Avançar para ir para a próxima etapa.

2. etapa 2 de 4 - dados de origem do gráfico:

As informações necessárias para a realização desta etapa são preenchidas automaticamente, pois as células que selecionamos inicialmente são identificadas como referência para os dados de origem do gráfico.

Pressione o botão Avançar novamente, para acessar a próxima etapa.

3. Etapa 3 de 4 - opções de gráfico:

Nesta etapa você poderá definir informações referentes ao título, legenda e rótulos de dados do gráfico, onde cada um destes grupos de elementos está disponível em guias diferentes dentro da janela (use Control + Tab para alternar entre as guias, Tab para avançar e Shift + Tab para retornar pelos controles).

• Na guia Título, localize e informe no campo correspondente um título para o gráfico.
• Na guia Legenda, mantenha marcada a caixa de verificação Mostrar legenda e na caixa de opção Posicionamento, selecione o item: Abaixo.
• Na guia Rótulos de dados, marque a caixa de verificação Porcentagem.

Pressione o botão Avançar para ir para a última etapa na criação do gráfico.

4. etapa 4 de 4 - local do gráfico:

Nesta etapa você definirá a localização do gráfico que pode ser:

Como nova planilha - Você poderá alterar o nome "Gráf1" sugerido para a criação da nova planilha onde o gráfico será inserido.

Como objeto em - Você poderá escolher em qual das planilhas padrões da pasta de trabalho atual, o gráfico será inserido.

É recomendado que você crie cada gráfico em uma nova planilha, para facilitar a sua identificação e seleção posteriormente.

Por último, desloque com o Tab até o botão Concluir e pressione o Enter para que o gráfico seja gerado.

Após ter concluído a criação do gráfico, o foco do cursor será posicionado sobre o mesmo, onde você poderá formatar algumas características dos seus grupos de elementos, como:

• Área do gráfico,
• Seqüências dos dados,
• Rótulos dos dados,
• Título do gráfico,
• Código de legenda,
• Legenda,
• Área de plotagem.

Para alternar entre os grupos de elementos estando com o gráfico selecionado, utilize:

• SETA PARA BAIXO - Seleciona o grupo anterior de elementos em um gráfico.
• SETA PARA CIMA - Seleciona o próximo grupo de elementos em um gráfico.
• SETA PARA A DIREITA seguida de Tab - Seleciona o próximo elemento dentro de um grupo.
• SETA PARA A ESQUERDA seguida de Tab - Seleciona o elemento anterior dentro de um grupo.

Para que você possa realizar alguma alteração ou formatação Estando posicionado sobre um elemento ou um grupo de elementos do gráfico, pressione as teclas Shift + F10 para que seja exibido um menu de contexto com as opções correspondentes.

Selecione com o uso das setas o item desejado e pressione Enter para ativar a janela de diálogo correspondente. Lembre-se sempre de usar os comandos descritos abaixo para a movimentação do cursor dentro de uma janela:

• Tab - Avança para o próximo controle.
• Shift + Tab - Retorna ao controle anterior.
• Control + Tab - Caso haja, avança para a próxima guia de opções.
• Control + Shift + Tab - Caso haja, retorna para a guia de opções anterior.

Observe os passos necessários para a formatação da fonte do título do gráfico, pois outros elementos poderão ser formatados de forma semelhante:

• Selecione o elemento referente ao título do gráfico e pressione as teclas Shift + F10 para acessar o menu de contexto.
• Tecle Enter no item "Formatar título de gráfico" para abrir a janela de diálogo (inicialmente, o foco será posicionado na guia Padrões).
• Pressione Control + Tab para alternar para a guia Fonte e em seguida, tecle uma vez o Tab para acessar a caixa com a lista de fontes disponíveis.
• Com o uso da seta para baixo ou para cima, selecione a fonte desejada.
• Pressione o Tab e repita o procedimento para a seleção do estilo de formatação.
• Pressione o Tab novamente e informe o tamanho da fonte.
• Com o Tab, navegue pelos efeitos disponíveis e com o pressionamento da Barra de espaço marque ou desmarque as opções desejadas.
• Por último, desloque com o uso do Tab até o botão OK e tecle Enter para aplicar a formatação ao título do gráfico.

Observação: Caso o Virtual Vision não fale automaticamente o item selecionado ao navegar pela lista de fontes ou estilos, utilize o Ponto do teclado numérico para obter esta informação.

Para selecionar um gráfico incorporado anteriormente a uma planilha, você primeiramente deverá ativar a barra de ferramentas Desenho.

Para isso, siga estas instruções:

• Pressione o Alt da esquerda para acessar a barra de menus.
• Desloque com a seta para a direita até o menu Exibir.
• Desça com a seta até o item Barras de ferramentas e tecle uma vez a seta para a direita.
• Desça com a seta até a opção Desenho (caso esta opção esteja desmarcada, tecle Enter para ativá-la ou no contrário, pressione Esc para sair da barra de menus).

Agora com a barra de ferramentas Desenho ativada, siga os passos indicados abaixo para selecionar o gráfico:

• Posicione-se na planilha onde o gráfico foi inserido (pressione Control + PGDN para avançar ou Control + PGUP para retornar pelas planilhas existentes na pasta de trabalho atual e Control + Num9 para que o Virtual Vision 4.0 lhe informe o nome da planilha selecionada).
• Pressione o Alt da esquerda para acessar a barra de menus.
• Pressione Control + Tab até ouvir Desenhar (este é um controle da barra de ferramentas Desenho).
• Pressione Tab até o botão Selecionar objetos.
• Conforme instrução anterior, já que na planilha selecionada somente existe como objeto um único gráfico, pressione Control + Enter para habilitar a seleção de objetos e em seguida Control + Enter novamente para que o gráfico seja selecionado. Com o gráfico focalizado você poderá alterar as suas configurações ou formatar seus elementos.

Atalho para selecionar o gráfico:

• Pressione as teclas Ctrl Y,
• Pressione a tecla Tab até o botão Especial,
• Pressione a tecla Enter para selecioná-lo,
• Pressione a tecla Seta para baixo até ouvir objetos
• Tecle Enter e em seguida Ctrl Enter para selecioná-lo.